Когда выплачивать командировочные

Содержание

Как оплачивается командировка: по ТК РФ в 2021, возмещение расходов командировочных

Когда выплачивать командировочные

Последние изменения: Февраль 2021

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов.

При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.

Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
    • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
    • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • срок поездки;
  • населённый пункт;
  • проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.

Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

  • транспортные билеты;
  • счета, чеки и квитанции;
  • комиссионные сборы;
  • пошлина за получение документации;
  • расходы по обмену валют;
  • провоз багажа и оплата камер хранения;
  • документы о проживании;
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
  • путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

 

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Источник: https://zakon-dostupno.ru/oplata/kak-oplachivaetsya-komandirovka/

Сроки выплата командировочных обязанность или право

Когда выплачивать командировочные

Последние изменения: Июнь 2021Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.

Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций).

Если имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится. ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
  • самолётом – салона эконом класса;
  • Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
  • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  • Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
  • Суточные – возмещаемые предприятием

Бесплатная юридическая консультация онлайн

Привлечение адвокатов к правовым спорам обусловлено необходимостью полноценной защиты личных интересов граждан. Как показывает практика, граждане избегают юридической помощи с целью финансовой экономии, но на практике это связано с большими затратами.

Даже граждане, имеющие образование юриста, не всегда успевают за актуальными изменениями законодательства, поэтому целесообразно будет воспользоваться консультацией квалифицированного специалиста. Более того, консультировать заинтересованных лиц юристы могут и за пределами России, но только в рамках отечественного законодательства.

Предоставляется юридическая консультация бесплатно онлайн круглосуточно, независимо от выходных и праздничных дней. Оперативность ответа специалистов на сайте составляет до 15 минут.

Регистрироваться на интернет-портале не нужно и можно направить личное обращение анонимно. Внимание! Юрист онлайн дает ответы на вопросы и продолжает поддерживать клиента при наличии дальнейших трудностей. Консультации юристов можно получить следующими способами:

  1. составить форму обращения в службе обратной связи;
  2. выполнить звонок на горячую линию.
  3. воспользоваться службой онлайн-чата;

Консультация юриста онлайн также может быть осуществлена путем общения по электронной почте.

Преимущества услуг нашей юридической компании обусловлены профессиональным отношением специалистов к работе, получением регулярных курсов повышения квалификации, а также участием в официальных форумах. Это гарантирует, что физические и юридические лица смогут получать советы, соответствующие актуальным нормам закона. Справки предоставляются

Сроки выплаты командировочных расходов

При направлении в командировку работодатель обязан помимо сохранения за сотрудником среднего заработка возместить ему расходы по найму жилья, проезду, проживанию, а также выплатить суточные за каждый день командировки.

Указанные затраты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль только в случае, если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

2015 год внес существенные изменения в правила оформления служебных поездок, были отменены командировочные удостоверения, журналы учета сотрудников, находящихся в данных поездках, необходимость составления служебного задания и отчета о его выполнении. Также был уточнен порядок подтверждения времени и факта нахождения в командировке. Указанные изменения значительно уменьшили бумажную волокиту и облегчили жизнь не только работодателям, но и их сотрудникам.

Но, видимо, ненадолго. В следующем году МинФин планирует внести поправки в Постановление Правительства,регламентирующее порядок направления работников в командировку.

В частности, речь идет о командировочных расходах: суточные в 2016 году Министерство Финансов предлагает отменить вовсе.

Предполагается, что указанные изменения коснутся лишь суточных на поездки по территории России и не затронут заграничные командировки.

Сами выплаты, конечно, не запретят, но признать их в целях налогообложения налогом на прибыль с принятием указанных поправок, не получится, кроме этого, с произведенных затрат необходимо будет исчислить подоходный налог и страховые взносы.

Стоит отметить, что официального подтверждения и комментариев о принятии указанных изменений контролирующие органы пока не давали, поэтому говорить с уверенностью о том, что они будут приняты — пока рано. Поэтому стоит подробно остановиться на командировочных расходах нынешнего года.

На территории РФ Заграницу

  1. Суточные;
  2. Проезд;
  3. Проживание;
  4. Иные расходы, одобренные работодателем

Дополнительно возмещаются:

  1. Затраты на оформление загранпаспорта, визы, иных обязательных документов на выезд;

Когда выплачиваются командировочные сотруднику

При направлении работника в командировку за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также выплачиваются командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ).

В пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 (далее – Положение о командировках), также указано, как оплачиваются командировочные дни, и предусмотрено, что в отношении командировок совместителей применяются эти же правила.

Для того, чтобы направить работника в командировку, обязательно должно быть письменное распоряжение руководителя с указанием места, цели, срока командировки, а также других данных (ст. 166 ТК РФ).

Когда мы говорим о командировке, то речь может идти только о работниках организации, то есть о лицах, заключивших трудовой договор.

При этом в командировку можно направить и совместителей с оплатой командировочных.

говором могут быть предусмотрены выплаты, равные аналогичным для работников организации, но и в этом случае они не будут признаваться расходами на командировку.

Это будут выплаты подрядчику по договору, где стороны самостоятельно определяют сроки и размер таких выплат. В отличие от работников не будут применяться правила о выдаче аванса, представлении авансового отчета.

Источник: https://fz-127.ru/sroki-vyplata-komandirovochnyh-objazannost-ili-pravo-79677/

Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

Когда выплачивать командировочные

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.

Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).  

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма.

Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету.

Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.   

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается  командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться  в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию.

Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной.

В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке  из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.   

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д.

В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период).

Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях  работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.  

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.  

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.  

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце.

Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб.

Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных  

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы.

Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад.

Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.  

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка.

Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа.

Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности.

Любые переработки инициируются  работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.