Как списать командировочные расходы

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Как списать командировочные расходы

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Командировочные расходы: основные рекомендации по бухгалтерским проводкам

Как списать командировочные расходы

Служебные командировки не редко используются на предприятиях для выполнения производственных задач. В связи с этим, как работодателю, так и сотруднику необходимо знать, как правильно оформить факт отправки лица в командировку, какие расходы должны быть возмещены работнику, а также как правильно отразить эти расходы в бухгалтерском учете.

Документальное оформление командировки

В командировку могут отправить не всех.

Для того чтобы знать как правильно оформляется служебная командировка, необходимо для начала разобраться что это такое.

Служебной командировкой считается направление работника, оформленное приказом руководителя, вне места постоянной трудовой деятельности, для решения вопросов, которые непосредственно связаны со служебными обязанностями лица. Постоянное место трудовой деятельности отражено в соглашении, которое заключено между сотрудником и работодателем.

Обратите внимание на то, что отправить в служебную командировку можно лишь то лицо, с которым заключен трудовой договор. В случае направления лица, который исполняет свои обязанности на основании договора об оказании услуг, служебной поездкой это не считается.

https://www.youtube.com/watch?v=bnIwd-OG4Fc

Трудовое законодательство содержит перечень лиц, направление в служебную поездку которых не допускается:

  1. Лица, которые работают на основании трудового договора, но не достигли возраста совершеннолетия;
  2. Беременные сотрудницы.

Существует категория работников, которых можно направить в поездку по служебным вопросам только при соблюдении нескольких условий: наличие письменного согласия этих лиц, также медицинское заключение о допустимости такого направления.

По согласию в служебные поездки отправляются:

  • работницы, имеющие детей, не достигших трех лет;
  • работники, одиноко воспитывающие детей, не достигших 5 лет;
  • лица, осуществляющие трудовую деятельность на предприятии и имеющие детей-инвалидов;
  • лица, трудящиеся в организации и ухаживающие за своими больными родственниками.

Когда вышеуказанные условия направления сотрудников в поездки, связанные со служебными вопросами соблюдены, необходимо приступать к правильному оформлению командировки.

Обратите внимание на то, что, как правило, порядок направления в поездку, а также вопросы, связанные с денежным обеспечением работников, которые направлены в поездку, решаются путем создания локального нормативного акта.

Как правило, при оформлении используются следующие документы:

  • служебное задание. Используется по усмотрению самого работодателя, поскольку обязательное составление этого документа в 2015 году было упразднено.

В случаях, когда на предприятии используется этот документ, то в локальном акте, посвященном вопросам командировок должен указать форму этого документа – унифицированную, которая называется Т-10а или разработанную на предприятии самостоятельно.

Использовать этот документ рекомендуется тем предприятием, где много структурных подразделений и соответственно руководителей.

В этих случаях, непосредственный начальник лица принимает решение о поездке, отражая необходимость и обоснованность её в задании. Далее служебное задание утверждается руководителем предприятия, и сотрудник направляется в поездку;

  • основание отправления сотрудника в поездку – приказ о направлении в командировку. Этот документ составляется руководителем организации и может иметь форму, утвержденную государством (Т-9) или разработанную в организации. Независимо от того, кто составлял бланк документа, в нем должно быть отражено:
  1. Данные о предприятии и его руководителе;
  2. Сведения о работнике, который направляется в поездку;
  3. Место, в которое сотрудник должен прибыть;
  4. Период времени командировки;
  5. Цель поездки;
  6. Основание. В качестве основания может выступать служебное задание, договор, в соответствии с которым представитель организации должен явиться, приказ о собрании представителей всех подразделений (если организация крупная);
  • документы, которые подтверждают продление срока поездки сотрудника:
  1. Запрос согласия у лица, который был отправлен в командировку;
  2. Изданный приказ о том, что срок поездки продлевается;
  3. Уведомление работника том, что срок его поездки продлили.

Выдача аванса

При расчете учитывают дополнительные расходы.

Аванс представляет собой денежные средства, которые выдаются работодателем лицу, направляемому в служебную поездку для оплаты расходов, которые связаны с проездом к этому месту, оплатой найма помещения для проживания и других расходов.

Сумма аванса должна быть рассчитана бухгалтером компании в соответствующей смете. Допускается составление сметы расходов и самим лицом, которое будет направлено в поездку. Смета, независимо от того, кем она была составлена, должна иметь подпись главного бухгалтера организации, а также её руководителя.

Авансовые средства должны быть выданы на основании расчетного кассового ордера, форма которого N КО-2. Такой документ оформляется на основании составленной сметы.

Допускается в случае направления лицу в поездку, связанную со служебной деятельностью в иностранные государства, выдача аванса в иностранной валюте.

При расчете аванса должны быть учтены следующие виды расходов:

  • расходы, направленные на прибытие к месту командировки (оплата билетов для прибытия к месту отправления, если оно находиться за чертой населенного пункта, в котором проживает лицо; оплата проездных билетов, оплата постельных принадлежностей);
  • расходы, связанные с переездом из одного места назначения в другое, если целью поездки было посещение нескольких структурных подразделений;
  • расходы, связанные с наймом жилого помещения. Такие расходы должны быть возмещены в том случае, когда организация не имеет мест проживания, принадлежащих ей на праве собственности или аренды в том месте, куда отправляется сотрудник.

Помните, что обязательно должны быть возмещены расходы по найму помещения в случаях вынужденной остановки направленного лица.

Суточные

Размер суточных определяет работодатель.

На работодателя возложена обязанность по выплате сотруднику, который направляется в служебную поездку суточных денежных средств.

Данные средства должны быть выплачены:

  1. За каждый день, проведенный в служебной поездке, в том числе и за выходные дни, праздничные дни, дни, которые работник провел в пути, а также дни, проведенные при вынужденной остановке;
  2. Дни нетрудоспособности, которая наступила в командировке.

Обратите внимание, что суточные могут не выплачиваться лицу, которые направляется в место, откуда ежедневно он может вернуться к месту своего постоянного проживания. Необходимость такого ежедневного возвращения решается руководителем предприятия.

Размер выплачиваемых денежных средств, определяется либо самим руководителем предприятия и указывается в локальном нормативном акте, либо руководителем совместно с представителями сотрудников, в этом случае размер средств должен быть указан в коллективном соглашении.

Законодатель установил лишь максимальную сумму средств, которые не облагаются налоговым сбором:

  • для командировки по территории РФ сумма равна 700 рублям в день;
  • для поездки на территорию иностранного государства — 2 500 рублей в день.

Обратите внимание, что указанные суммы не являются предельными для работодателя. По своему усмотрению, суточные денежные средства, могут быть перечислены и в большем объеме.

Иные командировочные расходы

Иными командировочными расходами, признаются расходы, которые были согласованы до поездки сторонами, но точная их сумма или необходимость осуществления трат не была установлена.

Так к иным расходам, например можно отнести, средства, потраченные сотрудником на упаковку багажа, провозимого вместе с собой.

Перечень таких расходов допускается закрепить в нормативном акте, который разработан в организации.

Обратите внимание на то, что по общему правилу, стоимость питания не входит в перечень дополнительных расходов, поскольку эти расходы, должны быть учтены при расчете авансовой выплаты.

В свою очередь, в тех случаях, когда такое возмещение предусмотрено нормативными документами предприятия, компенсация расходов, которые были понесены лицом, направленным в командировку должна быть осуществлена.

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Для разных операций — разные проводки.

Поскольку выдача средств на командировку связана не только с правильным её документальным оформлением, но и с правильным бухгалтерским учетом выдаваемых средств, необходимо разобраться, какими проводками отражаются расходы при командировках сотрудников.

Итак, как ранее уже было сказано, бухгалтерский отчет является основанием отражения бухгалтером произведенных расходов в своем учете.

Поскольку в первую очередь, бухгалтер отражает сумму выданных сотруднику авансовых денежных средств, то можно использовать следующие проводки:

  1. Дт 71/ Кт 50 – для тех случаев, когда средства передаются сотруднику наличными;
  2. Дт 71 / Кт 51 — в случае, когда средства перечисляются на банковскую карту лица.

То, какими проводками отражаются расходы лица, направленного в служебную поездку, напрямую зависит от цели этой поездки.

Так, если лицо направлено на предприятие для оказания какой – либо услуги, на основании договора, то необходимо использовать: Дт 20/ Кт 71.

Когда целью поездки — продажа товара, то запись выглядит как Дт 44/ Кт 71.

Поездка, направленная, наоборот, на приобретение товара, отражается записью Дт 08/ Кт 71.

Когда цель поездки – возврат несоответствующего ранее заключенному договору товара, то проводка следующая Дт 28/ Кт 71.

Из этого видео вы узнаете об учете командировочных расходов в бухгалтерии.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/vyplaty/travel/komandirovochnye-rashody-provodki.html

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Как списать командировочные расходы

]]>]]>

Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. Рассмотрим бухгалтерские проводки командировочных расходов, перечень затрат и типичных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.

Особенности схемы учета и оформления командировочных

При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ.

При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст. 346.16 НК РФ.

Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются суточные – специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов.

Не следует забывать, что командированному сотруднику за дни командировки начисляется средний заработок, рассчитываемый исходя из рабочих дней. День отъезда и приезда всегда считаются за отдельные дни командировки при расчете суточного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом или положением по организации.

При направлении сотрудника в командировку оформляется только специальный приказ, с котором указывается цель поездки – проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, участие в конференциях, учебных семинарах и т.д. Командировочное удостоверение и служебное задание отменено еще с 1 января 2015 года, их обязательное оформление не требуется.

По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник обязан составить авансовый отчет и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами или чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов.

Нельзя принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: подразумевается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если компания желает провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует делать за счет средств чистой прибыли компании, не отражая такие затраты в налоговом учете.

Командировочные расходы – проводки

Для учета командировочных затрат используется счет 71. По Дебету сч.71 учитываются все выданные работнику в подотчет деньги, а по Кредиту – все осуществленные им расходы.

Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:

  • выдано из кассы на командировочные расходы – проводка Д71-К50;

  • безналичным путем выдано на командировочные расходы – проводка Д71-К51.

Если после возвращения из поездки и предъявления авансового отчета у командируемого остается на руках излишек денег – неиспользованный остаток вносится в кассу:

  • получены в кассу неизрасходованные деньги на командировочные расходы – проводка Д50-К71.

Иногда случается и наоборот: сотрудник тратит в командировке больше запланированной и полученной им на руки суммы. В этом случае перерасход выдается наличными или безналичным перечислением:

  • выданы деньги на командировочные расходы – проводка Д71-К50 или Д71-К51. Эта операция аналогична изначальной проводке («выдано подотчет на командировочные расходы»), но к формулировке назначения платежа добавляется, что это: «перерасход по авансовому отчету».

Списание командировочных расходов: проводки

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

  • Д26,20,44-К71 – проездные билеты, суточные, проживание без НДС;

  • Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

  • работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;

  • отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;

  • отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.

При закупке основных средств проводки будут следующими:

  • Д08-К60 – приобретены ОС,

  • Д19-К60 – учтен НДС,

  • Д71-К60 -отражены расходы работника.

Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

  • Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,

  • Д19-К60,76 – отражен НДС,

  • Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,

  • Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,

  • Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.

После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

  • Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

Пример отражения командировочных расходов

Источник: https://spmag.ru/articles/buhgalterskie-provodki-komandirovochnyh-rashodov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.